Persondatapolitik
Foreningen Lige Adgang behandler personoplysninger i forbindelse med foreningens aktiviteter, herunder medlemskab, mentorforløb, projekter, arrangementer og kommunikationVi behandler dine personoplysninger ansvarligt og i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (GDPR) og databeskyttelsesloven.
I denne persondatapolitik kan du læse, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvorfor vi behandler dem, hvordan vi anvender dem, og hvilke rettigheder du har i den forbindelse.
1. Identitet og kontaktoplysninger
Foreningen Lige Adgang er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig.
Navn: Foreningen Lige Adgang
Adresse: Bygmestervej 10, 2400 København NV
CVR-nr.: 20884177
Telefon: 93 89 43 83
E-mail: info@ligeadgang.dk
2. Hvilke personoplysninger behandler vi
Vi behandler personoplysninger om vores mentorer, mentees og medlemmer samt om deltagere i foreningens projekter, workshops, konferencer og øvrige arrangementer.
Vi kan desuden behandle kontaktoplysninger om samarbejdspartnere, herunder repræsentanter fra myndigheder, organisationer og virksomheder.
Almindelige personoplysninger:
- Navn
- Adresse
- E-mailadresse
- Telefonnummer
- Køn
- Fødselsdato
- Betalingsoplysninger
- Eventuelle billeder og videoer
Særlige kategorier af personoplysninger
I visse tilfælde behandler vi også særlige kategorier af personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9. Dette kan f.eks. omfatte:
- Overordnede helbredsoplysninger, herunder psykiske eller fysiske funktionsnedsættelser
- Etnisk oprindelse og religiøse tilhørsforhold
Derudover kan vi i særlige tilfælde og med dit samtykke behandle oplysninger om strafbare forhold i form af indhentelse af straffeattest, hvis det er nødvendigt for at udføre opgaver eller deltage i aktiviteter i Lige Adgang.
3. Formål og behandlingsgrundlag (Hvorfor)
Vi behandler personoplysninger for at kunne administrere medlemskab, mentorforløb og øvrige aktiviteter i foreningen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
Vi behandler desuden personoplysninger på baggrund af vores berettigede (legitime) interesser i at drive foreningen og varetage foreningens formål, jf. artikel 6, stk. 1, litra f, når hensynet til vores legitime interesser vejer tungere end hensynet til din interesse i databeskyttelse.
Behandlingen sker med henblik på:
- Administration af medlemskab samt mentorforløb
- Matchning og koordinering mellem mentorer og mentees
- Kommunikation om foreningens aktiviteter, arrangementer og tilbud
- Planlægning og afholdelse af workshops, netværksaktiviteter og andre foreningsrelaterede aktiviteter
- Opkrævning og betaling af kontingent
- Håndtering af rettigheder og forpligtelser i henhold til foreningens vedtægter
Betalingsoplysninger
Vi behandler betalingsoplysninger for at kunne gennemføre betaling og opfylde aftalen om medlemskab, jf. artikel 6, stk. 1, litra b.
Særlige kategorier – mentorforløb
I forbindelse med mentorforløb kan Foreningen Lige Adgang i visse tilfælde behandle særlige kategorier af personoplysninger om mentees, herunder oplysninger om helbred, psykiske diagnoser og private forhold, når disse oplysninger har betydning for tilrettelæggelsen og gennemførelsen af mentorforløbet.
Sådanne oplysninger behandles udelukkende, når mentee selv frivilligt har videregivet oplysningerne, og behandlingen sker på baggrund af mentees udtrykkelige samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a og artikel 6, stk. 1, litra a
Oplysningerne anvendes alene til det konkrete mentorforløb og videregives ikke til tredjemand uden særskilt samtykke.
Billeder og video
Foreningen kan anvende billeder og video fra aktiviteter til dokumentation og kommunikation om foreningens arbejde.
Ved mindre arrangementer indhenter vi samtykke, hvor det er nødvendigt. Ved større arrangementer informerer vi tydeligt om fotografering, og du kan altid gøre indsigelse mod at blive fotograferet.
I forbindelse med mentorforløb indhenter vi altid udtrykkeligt samtykke, før vi anvender billeder, videoer eller personlige fortællinger som eksempler eller cases i vores kommunikation, herunder på hjemmeside, sociale medier eller i materiale til fonde og samarbejdspartnere.
Samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage, hvorefter materialet ikke længere vil blive anvendt fremadrettet.
4. Hvem deler vi oplysninger med
Foreningen Lige Adgang videregiver kun dine personoplysninger til tredjeparter, når det er nødvendigt for at varetage foreningens aktiviteter, opfylde vores forpligtelser eller når det følger af gældende lovgivning.
Videregivelse kan ske til:
- Offentlige myndigheder, når dette følger af lovgivningen
- IT-leverandører og andre samarbejdspartnere, der bistår foreningen med teknisk drift, support og administration af vores systemer (databehandlere)
- Uddannelsesinstitutioner og andre samarbejdspartnere, herunder FGU, i forbindelse med samarbejde om mentorforløb
- Samarbejdspartnere og arrangører i forbindelse med afholdelse af arrangementer og aktiviteter.
I forbindelse med mentorforløb kan relevante oplysninger deles mellem Foreningen Lige Adgang og den tilknyttede mentor i det omfang, det er nødvendigt for gennemførelsen af mentorforløbet. Særlige kategorier af personoplysninger deles kun på baggrund af mentees’ udtrykkelige samtykke.
Foreningen Lige Adgang deler desuden personoplysninger med databehandlere der leverer:
- IT-systemer og support
- Administration af medlemmer og mentorforløb
- Analyse og evaluering
- Hjemmeside og events
Foreningen Lige Adgang har indgået databehandleraftaler med alle databehandlere, som sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.
Foreningen Lige Adgang videregiver ikke dine personoplysninger til tredjemand til markedsføringsformål.
Overførsel til tredjelande
Foreningen Lige Adgang overfører kun personoplysninger til lande uden for EU/EØS, hvis dette er nødvendigt som led i services fra vores databehandlere.
Foreningen Lige Adgang sikrer sig at de anvendte databehandlere lever op til kravene om europæiske garantier i modtagerlandene f.eks. gennem anvendelse af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (Standard Contractual Clauses – SCCs) eller EU-US Data Privacy Framework.
5. Hvor længe opbevarer vi dine oplysninger
Foreningen Lige Adgang opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil oplysningerne er indsamlet.
Oplysninger om mentorer opbevares, så længe mentoren er tilknyttet foreningen. Efter ophør af mentorens aktive tilknytning kan oplysningerne opbevares med henblik på eventuel genoptagelse af samarbejdet, indtil mentoren anmoder om at få sine oplysninger slettet, dog maksimalt i 3 år efter ophøret.
Oplysninger om mentees opbevares, så længe det relevante projekt eller mentorforløb er aktivt, og i det omfang det er nødvendigt af hensyn til dokumentation, evaluering og afrapportering til fonde og øvrige samarbejdspartnere. Når projektet afsluttes, slettes eller anonymiseres oplysningerne inden for en rimelig periode, dog senest 3 år efter projektets afslutning, medmindre der foreligger et sagligt og lovligt grundlag for fortsat opbevaring.
Særlige kategorier af personoplysninger opbevares kun, så længe det er nødvendigt for det konkrete mentorforløb og slettes herefter.
Personoplysninger, der er nødvendige for regnskabsføring, opbevares i overensstemmelse med bogføringslovens krav i regnskabsåret plus yderligere 5 år.
6. Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger:
- Ret til indsigt
- Ret til berigtigelse
- Ret til sletning
- Ret til begrænsning af behandling
- Ret til indsigelse
- Ret til dataportabilitet
Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på info@ligeadgang.dk.
Hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på, kan du indgive en klage til Datatilsynet via www.datatilsynet.dk.